Respuesta rápida: para emitir una factura electrónica (CFDI 4.0) necesitas tu RFC, tu e.firma y tu Certificado de Sello Digital (CSD) vigentes, y los datos fiscales de tu cliente. Puedes hacerlo gratis desde el portal del SAT o con una aplicación de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

Facturar es una de esas cosas que parecen complicadas hasta que haces la primera. Después, es casi automático. Aquí está todo lo que necesitas saber.

¿Qué es una factura electrónica (CFDI)?

El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura oficial en México. Es un archivo digital (XML, con su representación en PDF) que comprueba que vendiste un producto o prestaste un servicio. Cuando una persona física con actividad económica cobra, lo normal es que deba emitir su CFDI.

Hoy la versión vigente es la 4.0, que pide datos muy específicos y los valida contra los registros del SAT. Por eso es tan importante capturar todo correctamente.

¿Qué necesito antes de facturar?

Antes de emitir tu primera factura, asegúrate de tener:

  1. RFC activo con tu régimen y obligaciones al día.
  2. e.firma vigente (la usas para acceder a ciertos trámites y generar tus sellos).
  3. Certificado de Sello Digital (CSD): es el "sello" que firma cada factura. Se genera gratis en el portal del SAT con tu e.firma, y es distinto de la e.firma.
  4. Constancia de Situación Fiscal actualizada (para confirmar tu régimen y código postal fiscal).

Datos que debes pedirle a tu cliente

Con CFDI 4.0, los datos del cliente deben coincidir exactamente con sus registros del SAT. Pídele:

  • RFC.
  • Nombre o razón social tal como aparece en su Constancia de Situación Fiscal.
  • Código postal de su domicilio fiscal.
  • Régimen fiscal.
  • Uso del CFDI (para qué usará la factura, por ejemplo "gastos en general").

Lo más fácil es pedirle su Constancia de Situación Fiscal y copiar los datos de ahí. Así evitas errores y cancelaciones.

Paso a paso: cómo emitir tu factura

  1. Entra a tu herramienta de facturación (portal del SAT o aplicación de un PAC).
  2. Sube o confirma tu CSD (solo la primera vez).
  3. Elige el tipo de comprobante: para cobrar por tus servicios o ventas, es de "Ingreso".
  4. Captura los datos de tu cliente: RFC, nombre, código postal, régimen y uso del CFDI.
  5. Describe tu producto o servicio: con su clave del catálogo del SAT, la unidad, la cantidad y el precio.
  6. Revisa los impuestos: IVA (si aplica) y retenciones (por ejemplo, si le facturas a una empresa).
  7. Elige forma y método de pago: si te pagaron en una sola exhibición (PUE) o si el pago será después o en parcialidades (PPD).
  8. Timbra la factura. El sistema la valida y la "sella".
  9. Descarga el XML y el PDF y envíaselos a tu cliente. Guarda siempre el XML.

Si tu cliente te va a pagar después: el complemento de pago

Cuando emites una factura con método de pago PPD (pago en parcialidades o diferido), debes emitir después un Complemento de Pago cada vez que recibas un pago. Es un error común olvidarlo y puede causar problemas en tu contabilidad y la de tu cliente.

Retenciones: cuando le facturas a una empresa

Si tu cliente es persona moral (una empresa), normalmente te hará retenciones, y tú las debes reflejar en la factura. Por ejemplo, en RESICO suele ser 1.25% de ISR, y en ciertos casos, retención de IVA. No son impuestos extra: son pagos que adelantas y que después se acreditan. Revisa cada caso con tu contador.

¿Dónde facturar? Opciones recomendadas

Hay dos caminos principales:

1. Herramienta gratuita del SAT

El SAT ofrece servicios gratuitos de facturación en su portal (por ejemplo, Factura Fácil). Es una opción válida si emites pocas facturas y no necesitas muchas funciones.

Ventajas: no pagas mensualidad y es oficial. Limitaciones: menos funciones para administrar clientes, catálogo de productos, recordatorios o reportes.

2. Aplicaciones de un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación)

Son plataformas privadas, autorizadas por el SAT, que te permiten facturar de forma más cómoda y con más funciones. Hay muchas opciones en el mercado, por ejemplo Facturama, Factura.com, Alegra, Bind, Aspel o CONTPAQi, entre otras. (Son ejemplos; no es una lista de recomendaciones pagadas ni exhaustiva, y las condiciones de cada una cambian con el tiempo.)

¿Cómo elegir la mejor para ti?

Fíjate en:

  • Que sea PAC autorizado por el SAT.
  • Facilidad de uso: que puedas facturar desde tu celular o computadora sin enredos.
  • Catálogo guardado de clientes y servicios, para no capturar todo cada vez.
  • Soporte en español y por medios que sí uses.
  • Precio claro: si cobran por factura, por paquete o por mensualidad.
  • Funciones útiles: complemento de pago, cancelación, descarga masiva, recordatorios de cobro.
  • Posibilidad de compartir acceso con tu contador, para que vea tus facturas sin que se las mandes una por una.

Errores comunes al facturar

  • Datos del cliente incorrectos (nombre, código postal o régimen distintos a los del SAT).
  • Elegir mal el uso del CFDI.
  • Equivocar la forma o método de pago.
  • Olvidar el complemento de pago en facturas PPD.
  • Elegir mal la clave de producto o servicio.
  • No emitir factura por un ingreso cobrado.
  • No guardar el XML.

Si te equivocas

Una factura mal emitida no se "borra": se cancela (con un motivo) y, si corresponde, se emite una nueva. Lo explicamos en Cómo cancelo una factura.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar gratis? Sí, el SAT tiene herramientas gratuitas en su portal.

¿Necesito la e.firma para facturar? Necesitas e.firma vigente para generar tu CSD y para ciertos trámites. Después, las facturas se sellan con tu CSD.

¿Cuál es la diferencia entre e.firma y CSD? La e.firma te identifica ante el SAT para trámites y declaraciones. El CSD sirve específicamente para sellar tus facturas.

¿Debo facturar todos mis ingresos? En general sí, cuando tu actividad lo requiere. Pregúntale a tu contador por casos especiales.

¿Qué hago si mi cliente no me da sus datos? Pídele su Constancia de Situación Fiscal. Sin los datos correctos no puedes emitir una factura válida.

En resumen

Para facturar necesitas tus claves y sellos en orden, los datos correctos de tu cliente y una buena herramienta. Empieza con la opción gratuita si apenas inicias, y si crece tu volumen, evalúa un PAC con más funciones.

Lee también: Cómo cancelo una factura · ¿Me conviene RESICO?

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